De la numérisation des reçus au remboursement, Continia automatise chaque étape du processus de reporting des dépenses
GESTION AUTOMATISÉE DES DÉPENSES
Comme vous le savez, devoir gérer les reçus de déplacement ou toutes autres activités liées aux frais professionnels, nous fait perdre quelque chose de très précieux : du temps.
Continia Expense Management est une solution vous permettant de simplifier l’enregistrement et la validation des activités liées aux déplacements à l’aide de votre smartphone, d’un navigateur web et de Microsoft Dynamics NAV. Elle vous offre également la possibilité d’avoir un aperçu au jour le jour des dépenses par carte de crédit, directement sur Microsoft Dynamics NAV.
Continia rend le fastidieux processus de reporting des dépenses obsolètes.
Disponible du bout des doigts : enregistrez vos dépenses en un clic
Reçus physiques
Avec l’application Expense Management, prenez simplement une photo de votre reçu, remplissez rapidement le formulaire personnalisable. A l’étranger, vous pouvez utiliser l’application hors ligne et éviter ainsi les frais d’itinérance.
Reçus électroniques
Avec le portail Expense Web, enregistrez directement les reçus transmis par e-mail, puis remplissez le même formulaire personnalisable que celui de l’application Expense Management.
Déplacements
Vous pouvez également effectuer l’enregistrement de vos déplacements professionnels en véhicule, tant via l’application que via le portail web.
Ces enregistrements sont directement transmis à Microsoft Dynamics NAV, où le département comptabilité peut prendre le relai. Le collaborateur en déplacement n’est donc plus contraint à établir une note de frais. Résultat : un gain de temps considérable pour lui et le service comptabilité.
Des données récupérées simplement, manuellement ou automatiquement
Continia Expense Management permet d’importer la consommation par carte de crédit de l’employé directement dans Microsoft Dynamics NAV et d’ainsi lier automatiquement chaque dépense à un reçu enregistré.
MANUELLEMENT
Grâce à la fonction d’importation de Continia Expense Management, vous pouvez exporter un fichier de relevé de compte depuis le site de votre banque, puis l’importer directement dans Microsoft Dynamics NAV.
AUTOMATIQUEMENT
Simplifiez-vous la tâche en automatisant totalement les transactions effectuées par carte de crédit. Continia communiquera directement avec votre banque.
La chasse aux notes de frais ? C’est de l’histoire ancienne !
Lier automatiquement un reçu à la transaction par carte de crédit correspondante sans que le service comptabilité n’ait besoin d’intervenir ; c’est dorénavant possible sur Continia Expense Management et sa technologie de mise en correspondance intelligente.
Plus besoin de vérifier que tous les reçus des transactions par carte de crédit vous ont été transmis. Vous recevez automatiquement un aperçu des transactions pour lesquelles aucune pièce justificative n’a été reçue. Continia Expense Management enverra ainsi un message à l’employé en déplacement, ainsi qu’un e-mail contenant les informations du justificatif manquant.
La comptabilité dispose ainsi d’un outil qui lui permet de gérer la consommation des employés en déplacement, afin que tout soit documenté aisément et simplement. La comptabilité reprend le contrôle !
Un accès direct, depuis NAV
Avec Continia Expense Management vous avez accès aux justificatifs liés à une écriture comptable spécifique ou aux justificatifs liés à un projet. Vous pouvez alors les ouvrir à partir de l’aperçu dans Microsoft Dynamics NAV. Cela vous facilitera la validation, mais également les contrôles internes et dans le cadre de votre comptabilité
Gérez ses notes de frais devient un jeu d’enfant
Une fois le justificatif enregistré, vous n’avez plus rien à faire, la comptabilité prend le relais ! Plus besoin de rédiger une note de frais une fois de retour chez vous.
La comptabilité utilise uniquement Microsoft Dynamics NAV pour recueillir les justificatifs et les données sur les déplacements. Les activités sont enregistrées sous forme d’écriture comptable. La gestion des relevés de déplacements est effectuée, comme toutes les opérations, dans NAV.
Les activités des collaborateurs en déplacement sont recueillies jour après jour dans Microsoft Dynamics NAV, afin que vous ayez un aperçu global en temps réel des dépenses de l’entreprise directement dans votre système de gestion financière.
Microsoft Dynamics NAV vous garantit que tout est correctement comptabilisé. Vous trouverez le détail de la note de frais sur la gauche de l’écran et une image du ou des reçus sur la droite. Le département comptabilité peut ainsi rapidement ventiler par exemple une note d’hôtel sur différents numéros de compte, selon qu’il s’agisse de dépenses d’hébergement ou de restauration.
Déduction automatique de la TVA sur les reçus, même les plus minimes. Chaque compte inscrit individuellement est affecté par les règles fiscales et la TVA, si bien qu’aucune intervention manuelle n‘est nécessaire.
